Follow-up Automatici: Guida Completa per Team di Vendita

Cos'è un follow-up automatico e quando usarlo

Un follow-up automatico è un'azione (email, notifica, creazione attività) che scatta senza intervento manuale quando si verifica una condizione definita. Non è spam: è un sistema intelligente che assicura che ogni prospect riceva attenzione nei momenti giusti, anche quando il team è impegnato altrove.

I follow-up automatici sono utili quando:

• Un lead non risponde da X giorni
• Un'offerta è inviata e il cliente non ha ancora risposto
• Un affare è fermo in uno stage da troppo tempo
• Un cliente non acquista da un certo periodo
• Una trial o periodo di prova sta per scadere

I 3 tipi di automazione follow-up

1. Automazioni basate su tempo

Si attivano dopo un determinato periodo di inattività. Esempio: "Se l'ultimo contatto con un lead è stato più di 5 giorni fa → crea attività 'Chiama [Nome]' assegnata al responsabile".

Sono le più semplici da impostare e immediatamente efficaci per i team che perdono deal per mancanza di follow-up.

2. Automazioni basate su stage pipeline

Si attivano quando un deal cambia stage. Esempio: "Quando un affare entra in 'Offerta inviata' → invia email di conferma al prospect + crea attività 'Follow-up call in 3 giorni'".

Sono le automazioni più potenti per standardizzare il processo commerciale del team.

3. Automazioni basate su comportamento email

Si attivano quando un prospect apre un'email o clicca un link. Esempio: "Se il prospect apre l'email con l'offerta → notifica immediatamente il commerciale responsabile".

Permettono di intervenire nel momento di massimo interesse del prospect.

Come impostare i workflow in Pipely

In Pipely, le automazioni si configurano dalla sezione Workflow con un'interfaccia visuale a trigger-condizione-azione:

1. Scegli il trigger: evento che avvia l'automazione (cambio stage, inattività, apertura email)
2. Aggiungi condizioni: filtri opzionali (es. solo per deal con valore > €5.000)
3. Definisci l'azione: cosa succede (crea attività, invia email, sposta stage, notifica utente)
4. Testa il workflow su un deal di prova prima di attivarlo

5 workflow follow-up pronti all'uso

Workflow 1: Nuovo lead non contattato

• Trigger: nuovo lead creato
• Condizione: nessuna attività creata nelle ultime 24 ore
• Azione: crea attività "Primo contatto" con scadenza tra 1 giorno

Workflow 2: Offerta inviata senza risposta

• Trigger: affare in stage "Offerta inviata" da 3 giorni
• Azione: crea attività "Follow-up offerta" + invia email template al prospect

Workflow 3: Deal bloccato in pipeline

• Trigger: affare fermo nello stesso stage da 14 giorni
• Azione: notifica al responsabile + crea attività "Review deal"

Workflow 4: Deal perso - nurturing

• Trigger: affare chiuso come "Perso"
• Azione: aggiungi il contatto alla lista nurturing + pianifica contatto in 90 giorni

Workflow 5: Benvenuto nuovo contatto

• Trigger: nuovo contatto creato nel database
• Azione: invia email di benvenuto con risorse utili

Errori da evitare nelle automazioni

• Troppi workflow sovrapposti: se un contatto riceve 3 email automatiche in 2 giorni da workflow diversi, sembra spam. Monitora la frequenza di contatto.
• Email automatiche troppo "robotiche": personalizza sempre con il nome del prospect e il contesto specifico. Un'email automatica mal scritta fa più danno di nessuna email.
• Workflow senza off-switch: ogni automazione deve fermarsi quando la condizione non è più valida (es. se il prospect risponde, il workflow di follow-up si deve disattivare).
• Attivare tutto insieme: inizia con 1-2 workflow semplici, monitorali per due settimane, poi aggiungi complessità.